Andaba estudiando las distintas habilidades / capacidades que se esperan de un buen gestor de proyectos (project manager). esas que algunos clasifican en personales, interpersonales y técnicas. La verdad es que todas ellas son realmente importantes pero me he entretenido en  un elemento “co-lateral” que entiendo tiene una importancia superlativa si realmente deseamos llegar a ser buenos gestores de proyectos (e incluso de nuestras vidas). Este elemento es, o mejor dicho son, los ladrones del tiempo.

Muchas veces se ve un problema en el tiempo, en la falta de él, y lo cierto es que el problema reside básicamente en la nefasta planificación que hacemos del mismo, junto a los llamados ladrones del tiempo que echan por tierra cualquier estimación de producción.

Los ladrones de tiempo son el principal enemigo de la productividad por muchos motivos:

  • Reducen entre un 50 y un 70% nuestras horas efectivas de trabajo.
  • Afectan a nuestra capacidad de concentración y también a nuestros niveles de atención.
  • Se interponen en los objetivos que nos planteamos, retrasando la consecución de las metas.
  • Etc.

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A la vista de la enormes consecuencias que tienen sobre la posible producción de cualquier trabajador parece evidente que las empresas hayan gastado mucho “tiempo” y recursos para llegar a conocerlos un poco mejor y así reducirlos (o sus consecuencias) mejorando día a día la producción de la empresa.

Una lista no exhaustiva ni excluyente de ladrones del tiempo podría ser que os dejo a continuación. Me he permitido incluir unos comentarios y observaciones renglón seguido a cada uno de los ladrones.

  • Interrupciones. Cualquier tarea o trabajo que estemos desarrollando exige un tiempo de puesta en carga, de climatización, … y más cuando se trata de trabajos intelectuales en los que la atención es esencial para su desarrollo (al menos de forma correcta). Un consejo: no permitas las interrupciones. No creas que con ello estás siendo descortés o maleducado, simplemente estás haciendo lo que tenías planificado.
  • Improvisación. Tal y como indico en el ladrón anterior hay que trabajar sobre lo planificado. Planificar supone conocer, prepararte, avanzar, anticipar y flexibilizar tu día a día. Quien planifica bien sus tareas conoce el terreno que pisa, identifica mejor la importancia —que no urgencia — de las tareas y está más preparado para afrontar los imprevistos, problemas y tareas de última y para la última hora. Un pequeño consejo: planifica si puedes comenzando con actividades mecánicas, de poco alcance pero que te permitan poner un check de dos/tres actividades en los primeros momentos de la mañana. Te ayudará a seguir con el resto de las tareas habiendo disfrutado de dos pequeños momentos de satisfacción.check azul
  • Reuniones. Todos tenemos gran cantidad de reuniones (quizás de más), y lo cierto es que muchas de ellas no son todo lo productivas que debieran serlo. Algunos de los motivos son: Material y contenidos no preparados. Objetivos no o mal definidos. Roles de los asistentes no o mal definidos. Duración excesiva. No se traducen en acciones. Importante:
    • A una reunión no debe asistir  quien no tenga un rol claramente definido. Le harás un favor al trabajador y a la reunión.
    • Acota los tiempos de intervención, de exposición e incluso de réplica. Como en las clases, la atención y la brillantez cae de forma estrepitosa a partir de la media hora / tres cuartos de hora.
    • Deja el último tramo de reunión para sacar conclusiones, negro sobre blanco, para elevar a definitivos los acuerdos y las tareas pendientes y sus responsables.
  • Internet. La gran herramienta para el trabajo, pero con una capacidad insólita de conseguir que nos distraigamos casi sin darnos cuenta. Recuerda para que pinchaste el explorador. Limita el tiempo de navegación (si, usa el reloj, porque sino perderás otra mañana)
  • E-mail. Hay que tener una rutina y una higiene en la utilización del e-mail. Inclúyelo dentro de las tareas diarios, planificando cuando lo vas a despachar (a que hora del día), quizás a primera y a última hora de la jornada laboral.
  • Teléfono. Es otra gran herramienta y si se lo permitimos el más grande de los ladrones del tiempo. Déjalo sonar. Lo que estás haciendo es lo que tenías planificado y si no lo haces quedará pendiente (a riesgo de trasladar retrasos a otras actividades). La persona con la que estás reunida se merece un respeto. No lo cojas. Tampoco consultes el whatsapp en mitad de una reunión.

Trata de identificar cual de ellos te afecta en mayor medida en una jornada de trabajo habitual. Una vez que los conozcas desarrolla un plan estratégico para ir reduciendo su incidencia en tu productividad. Si los valores que indican los estudios al respecto son ciertos, estamos hablando que dispondrás … del doble de tiempo!!!!! y probablemente quedarás mucho más satisfecho con el trabajo realizado.